Indicadores de gestão de frotas: como usar os principais

O que não pode ser medido não pode ser melhorado. Já ouviu essa frase antes? Ela foi dita pela primeira vez por Bill Hewlett, um dos fundadores da fábrica de eletrônicos HP. Independentemente do setor, essa afirmação faz todo sentido quando o assunto é gerenciamento e, claro, para a gestão de frotas não seria diferente.

Ter indicadores chave – os conhecidos KPIs para gestão de frotas – bem definidos é fundamental para entender o andamento do trabalho e se a forma como está sendo conduzido está de acordo com os objetivos da transportadora.

Para o segmento de transportes, mensurar o desempenho em diferentes etapas da cadeia orienta não somente a produtividade da frota, como também a qualidade dos veículos, o desempenho dos motoristas, a eficiência das entregas entre outros resultados capazes de revelar a performance da transportadora como um todo.

Quando a gestão de frotas tem clareza sobre quais KPIs são importantes para a visão estratégica da transportadora, ela ganha uma importante ferramenta para alcançar resultados.

Afinal, é por meio de dados vindos desses indicadores de desempenho para frotas que se poderá agir com mais precisão para reduzir custos e aumentar a produtividade. Ou seja, rodar mais com um custo menor.

Mas, você sabe quais são os principais indicadores que devem ser acompanhados para mensurar o desempenho de uma frota? Nesse artigo você vai conhecê-los e ver como usá-los para otimizar a gestão da transportadora.

Principais indicadores para a gestão de frotas

Os indicadores de gestão de frotas trazem insights precisos sobre o rendimento das equipes e dos veículos e onde melhorias podem ser feitas.

Mas também facilitam a comunicação com o time, pois podem ser usados como uma ferramenta para apresentação de metas e soluções, de forma a envolver todos com a missão da empresa, independentemente de nível hierárquico.

De forma geral, podemos dizer que os indicadores de performance para frotas orientam o gestor a:

Tomar decisões;
Avaliar a renovação de frota;
Organizar compras de material;
Contratar mão de obra;
Investir em treinamentos.

Os KPIs são normalmente agrupados em três categorias: segurança, eficiência e conformidade. Saiba mais sobre alguns deles a seguir.

Indicador de produtividade

A produtividade é um dos mais importantes indicadores para a gestão de frotas. Com ele é possível entender qual é o nível produtivo da equipe e como absorver as demandas com mais eficácia. Esse indicador permite ter mais clareza do processo e auxiliar na organização das rotas.

Veja como a produtividade pode ser acompanhada:

Tempo médio de conclusão do trabalho;
Tempo no local;
Quantidade de carga;
Capacidade dos veículos;
Quantidade de viagens realizadas.

Taxa de sinistralidade

Para a gestão de frotas, esse indicador apresenta grande peso, pois a partir desses números é possível ter uma visão real do índice de acidentes, avarias, roubos e outras variáveis que possam danificar os veículos aumentando os custos para a transportadora.

Veja alguns pontos para facilitar o acompanhamento desse indicador:

Sinistralidade por motorista;
Sinistralidade por rota;
Sinistralidade por modelo de veículo;
Local das ocorrências;
Horários das ocorrências;

Capacidade de transporte dos veículos

Com esse cálculo, é possível descobrir se a capacidade da sua frota está sendo devidamente aproveitada.

Caso não esteja, ter conhecimento dessa informação e apresentá-la à sua equipe permite que todos compreendam-na de forma mais clara e otimizem a roteirização, de modo a liberar menos veículos, se for o caso, gerando economia e tornando o processo mais eficiente.

Use a fórmula: CQ (cargas coletadas): CV (capacidade dos veículos) x QV (quantidades de viagens)

Gastos com combustível

O gasto com combustível chega a ser 40% do custo total de uma empresa de transporte. Por ser um dos mais onerosos, é preciso ter um controle minucioso.

É possível conseguir a média de consumo semanal, quinzenal, mensal etc. Fica a critério do gestor determinar o intervalo de tempo.

Para ter um indicador preciso, não leve em consideração somente o valor final, e busque fragmentar esse indicador por veículo, por motorista, por km rodado (carregado ou vazio), por tipo de pneu, entre outros atributos que possam contribuir para esse indicador.

Veja as principais formas de acompanhar esse indicador:

Custo total da frota (R$);
Custo por km rodado (R$/km);
Desempenho média da frota (km/l);
Consumo por veículo e por motorista;
Consumo por tipo de combustível;
Veículos que mais consomem fora de média;
Motoristas que mais consomem fora da média;

Principais motivos de abastecimentos indevidos.

Custos com manutenção

Esta métrica é indispensável para reduzir o risco de inatividade, que é uma grande ameaça para as frotas e pode causar sérios transtornos e atrasos.

Esse indicador possibilita que os gestores programem e executem a manutenção dentro do prazo correto, a fim de reduzir as que demoram mais tempo para serem concluídas e que geram mais custos, aumentando o tempo de inatividade da frota.

Com o índice, ainda é possível entender qual é a fatia do orçamento que as manutenções representam, compreendendo também quais são as situações mais frequentes e o motivo de acontecerem com recorrência.

Com esses dados em mãos será possível criar um plano de ação para reduzir os custos nesse momento.

Veja quais pontos podem te ajudar na mensuração desse indicador:

Quantidade de veículos que realizaram manutenção;
Custo por Veículo;
Custo por Manutenção;
Quantidade de Manutenções Preventivas realizadas;
Quantidade de Manutenções Corretivas realizadas;
Taxa de disponibilidade da frota.

Como monitorar e analisar KPIs de gestão de frotas?

Organizar, monitorar e analisar os kpis de gestão de frotas é uma tarefa complexa. O primeiro passo é listar quais são os melhores indicadores de desempenho para frotas que se encaixam na sua estratégia de negócio.

Ou seja, aqueles que sua transportadora precisa ter maior atenção e em qual periodicidade precisam ser avaliados. A partir daí é preciso criar planilhas e painéis para inserção de todos os dados levantados. É o que chamamos de Business Intelligence (BI) ou Inteligência de Negócios.

Isso pode ser feito manualmente ou por meio de sistemas automatizados, que coletam e organizam estas informações – o que é o mais recomendado.

Estas ferramentas permitem que o gestor tenha em mãos os dados mais importantes para o negócio da empresa e, dentro do próprio sistema, tenha autonomia para gerar relatórios e dar a tratativa de diversas operações.

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