Implantação de software: 5 etapas para ser bem sucedido
A contratação de novos softwares/sistemas requer um investimento importante, muitas vezes não somente em valores mas sim, do tempo que sua equipe deverá se dedicar para aprender e desenvolver novas metodologias de trabalho, mas tudo isso é importante para que sua empresa evolua e ganhe produtividade em outras tarefas do dia a dia.
A forma com que é feita a implantação do sistema é que vai resultar no sucesso do seu trabalho e da sua nova metodologia de trabalho, então, invista energia nessa fase de implementações e tenha os resultados esperados. Seguindo essas cinco fases do processo de implantação de sistema, cada etapa será bem sucedida e os resultados aparecerão, antes mesmo do esperado.
1 – A escolha do software
Muito importante é entender o momento de sua empresa e onde ela quer chegar nos próximos 5, 10 e 15 anos. O sistema que você contratar precisa atender o seu momento atual, mas também deve ir além, identificando o possível crescimento de sua empresa e demandas de personalização. Caso você contratar um sistema que lhe atenda somente o momento atual, muito em breve esse mesmo software deve travar seu crescimento para novas operações.
Então, avalie sua empresa, seu planejamento estratégico e invista recursos financeiros em um sistema robusto, de uma empresa segura e séria no mercado nacional.
Vale salientar que entre diversos critérios, você precisa avaliar o nível de suporte deste novo prestador de serviço para garantir que sua equipe, em caso de necessidade, tenha acesso falicitado ao suporte do prestador, com agilidade.
2 – Contratou, é hora do planejamento
Essa é a etapa principal, pois toda sua equipe deverá estar conectada para saber quando cada colaborador será acionado para integrar essa nova fase da empresa. A implantação de um novo sistema requer a dedicação de todos em querer aprender e implementar novos processos de trabalho que geram redução de custos e aumento da produtividade, além do principal, o controle da operação como um todo.
O planejamento também deve realizar o mapeamento e o diagnóstico da situação atual dos processos da empresa.
Esse mapeamento é importante para identificar quais funcionalidades são necessárias para atender o seu negócio.
3 – Crie o cronograma de implantação
Um dos principais objetivos do cronograma é estipular prazos para as entregas e elencar todas as atividades existentes no processo de implantação.
Essa etapa lista todas as atividades que serão executadas no projeto, apontando datas de início e fim. Além disso, informa qual é o profissional responsável por cada atividade e qual é a evolução da tarefa.
Muito importante é criar este cronograma de implantação e evitar atropelar essas etapas. Você já investiu um valor importante na contratação deste sistema, então, não queira antecipar datas para que esse processo seja concluído o mais breve possível. Lembre-se que sua equipe precisa aprender com rigorosidade essa nova metodologia de trabalho, deverá aprender com consistência a trabalhar com o novo sistema e a caminhar sozinha antes mesmo da implantação ser concluída.
4 – Treinamento e capacitações da equipe
Dê prioridade para capacitações em módulos, afinal, sua empresa é constituída de diferentes setores, com finalidades específicas, então, defina módulos, do prioritário ao básico, para que a implantação seja efetiva e sua equipe tenha tempo suficiente para entender o porquê sua empresa está investindo em um novo sistema e como podem ser melhorados e evoluídos os processos.
Dessa maneira, a implantação torna mais leve esse processo e toda essa mudança, o que é essencial para reduzir o impacto sobre os negócios.
5 – Acompanhe todas as etapas
O sucesso de um projeto depende de uma liderança para acompanhar as etapas desta implementação. Desta forma você evita que pedaços importantes sejam deixados de lado e todas as funcionalidades do sistema sejam usadas ao máximo.
Outro ponto fundamental é que, caso alguma parte da implantação não esteja de acordo, é mais fácil ser retomada.
Por fim, acompanhe, monitore e aproveite todos os benefícios do novo sistema para melhorar sua operação. Compre o melhor sistema que puder, dentro do seu orçamento e exija excelentes resultados, tanto do fornecedor quanto da sua equipe e se você gostou das nossas dicas, convidamos você a acompanhar nossas redes sociais para receber conteúdos relevantes para seu dia a dia.